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La importancia de la tecnología en la organización de eventos

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La tecnología ha modificado la forma de organizar cualquier evento. Tal es así que prescindir de ella hoy en día parece una misión casi suicida. La evolución de las nuevas tecnologías y el uso de las redes sociales en la comunicación corporativa están influyendo en la forma como se planifican, ejecutan y evalúan los eventos.

Iluminación led, video mapping, códigos QR, apps, tarjetas de visita electrónicas o las nuevas tecnologías al servicio de la evaluación del ROI son solo algunas de las novedades que en los últimos años han ayudado a los profesionales del sector a organizar actos más impactantes de forma más ágil y eficaz.

La participación más activa de los asistentes,, la integración de los formatos de comunicación, la vertiente virtual y el estímulo del componente lúdico son aspectos que cada vez se tendrán más en cuenta en la organización de los eventos del futuro.

Por ello, vamos a dar 10 ejemplos de por qué la tecnología es tan importante para la organización de eventos:

1.  Con las redes sociales se puede lograr una mayor difusión y, como consecuencia, una mayor participación en el evento. La decisión sobre el formato del evento, su programa, etc., ya no recae exclusivamente en el organizador, sino que cada vez resulta más importante la participación activa de los asistentes en el proceso de planificación.

2. Gracias a la tecnología la web del evento puede ser visualizada desde cualquier dispositivo en cualquier momento. Ahora es posible conectarte desde el metro, la calle o cualquier ubicación a internet y acceder en directo a la sala de reuniones en la que se está produciendo el evento. Incluyo, ya son muchos los eventos que disponen de su propia app en la que vuelcan toda la información y a través de la cual permiten una mayor interacción con el cliente en el que se puede crear hasta un usuario propio.

3. En los últimos años estamos observando un incremento de los e-meetings y de los webinars. Es verdad que la mejora de las conexiones, las videoconferencias y el videostreaming permiten crear eventos virtuales, que comportan una importante reducción de los gastos (desplazamientos, alojamiento, alquiler de espacios, etc.), y a la vez una mayor perdurabilidad en el tiempo.

4. A la hora de acreditar la entrada a eventos, la tecnología agiliza enormemente el proceso. Ya no es necesaria la entrada en papel, lo que permite reducir grandes costes y simplificar los procesos evitando largas filas a la entrada. Ahora con un código en el mismo móvil y un lector es suficiente.

5. La tecnología también se ha convertido en la herramienta básica para facilitar además los procesos de inscripción y pago de las entradas del evento. Con las nuevas plataformas de pago y sistemas de transferencia bancaria evita la circulación de dinero en el momento del evento y también ofrece mayor agilidad en la entrada.

6. Gracias a internet y las redes sociales se consigue conocer la opinión de los asistentes, una información necesaria para conocer aspectos a mejorar o potenciar en el evento. Ya hemos hablado de la interacción con el público en el momento de la planificación, pero también es importante esta interacción en el transcurso del evento. Gracias a las redes sociales y a otros mecanismos que permiten conocer la opinión del público que asistirá a un evento, se puede modular formatos que se adaptan mejor a sus expectativas para poder mejorar.

7. El material utilizado en el evento (presentaciones, documentos, videos, etc.) es mucho más interactivo, atractivo y, por tanto, es recibido con mayor expectación. Hay nuevos formatos para ofrecer la documentación, ya no es necesario cargar a los asistentes con numerosos papeles, podemos entregar un CD con toda la información o simplemente puede ser publicado online para la libre disposición de los asistentes o interesados.

8. Con las tecnologías móviles, aplicaciones y redes sociales la tendencia es a realizar acciones cada vez más lúdicas. Los eventos tienen como objetivo acabar con la pasividad del público y conseguir su participación a través del juego. Las presentaciones de más de media hora en PowerPoint pueden provocar que la audiencia acabe perdiendo interés. Es por ello que empiezan a incorporarse talleres prácticos, concursos, actividades do it yourself y juegos de rol, para aumentar la atención y la motivación de los asistentes.

9. Por medio de la web se consigue un fácil acceso a toda la información relacionada con el evento: programa, ponentes, etc.

10. Por último, la tecnología es útil en la planificación del evento, durante el desarrollo, pero sobre todo para poder analizar el éxito del mismo. A través de la tecnología se pueden extraer datos y opiniones que nos permitan obtener una evaluación más exhaustiva sobre nuestro evento.

Con información de www.miceinthecloud.com