9 dificultades con las que un organizador de eventos se enfrenta
Veamos una a una estas dificultades y ¡busquemos una solución para ellas!
1. Cobro de entradas.
El hecho de tener que cobrar en tiempo y forma y ofrecer diversos medios de pago a los participantes es un dolor de cabeza para muchos. El tema de cobrar o no, asegurarse de los pagos, depósitos, transferencias, cobros en efectivo, entre otros, puede ser bastante tedioso. Si en el caso del evento, es necesario cobrar un acceso, lo ideal es concentrar todo en un sistema online que ofrezca un abanico de posibilidades para que los participantes opten por la opción más cómoda para ellos. Un sistema que les brinde seguridad y confianza, tanto a ellos como a ti y en donde puedas pedir transferencias de dinero a medida que se van vendiendo las entradas.
2. Página web del evento.
Ante toda la revolución digital, lo más importante ahora es tener un medio con el cual te apoyes para validar el evento, además de que funcione como herramienta a la hora de los servicios que llegues a ofrecer en el mismo, como un prerregistro en línea, interacción por medio de apps, incluyendo en este caso la venta de boletaje. Sería perfecto tener un sitio sencillo pero con la información adecuada e imágenes alusivas al evento, ¿qué tan complejo ha llegado a ser para ti plasmar la imagen de tu evento en tu página web?
3. Gestión de inscripciones.
Muchas veces los eventos son gratuitos, pero quizá para poder completar el cupo las personas deben inscribirse previamente, o en el caso de pagos de eventos como cursos, talleres, clases y congresos la inscripción suele ser elevada; para esto es fundamental que seas ordenado y tengas todas las cuentas al día.
4. Base de datos.
Armar una buena y jugosa base de datos suele ser para muchos un sueño imposible, pero obtener los emails y datos de cada participante y utilizar esa información cuando requieras con el uso adecuado como promociones, confirmaciones, inscripciones, entre otras, ha llegado a ser el tema sinfín de muchos organizadores de eventos.
5. Acreditaciones.
Siempre comentamos que las largas filas con esperas interminables suelen ser muy tediosas para los visitantes y desesperan a los organizadores. Echando mano de las bases de datos el sistema llega a ser de gran ayuda para el buen servicio de los visitantes.
6. Formulario de inscripción.
Muchos han cuestionado sobre qué datos pedir a los visitantes, cómo armar el formulario de inscripción al evento, hasta qué cantidad de preguntas conviene pedir para que no se vuelva algo tedioso de completar, pero que puedas obtener la información necesaria para perfilar a tu público y satisfacer sus necesidades.
7. Comunicación.
Siempre recomendamos a los organizadores mantener una comunicación fluida con los participantes. A muchas personas se le despiertan dudas en torno a un evento y es bueno contestarlas en tiempo y forma, ya sea a través de mensajes, emails o mediante redes sociales, tómate un tiempo y resuelve interrogantes; además, ya existe la obligación de crear una audiencia y tenerla cautiva con novedades o datos interesantes, lo cual llega a generar una crisis en generación de contenido que sea eficiente y divertido. Como tip, una vez que el evento finaliza, sigue relacionándote con tu comunidad.
8. Invitaciones.
Generalmente sobre este tema lo que preocupa a los organizadores es la cantidad de invitaciones, el envío de las mismas, los resultados de la campaña y el costo de este servicio, guiándonos con el tipo de perfil que deseamos captar para la asistencia al evento.
9. Difusión.
La difusión es una parte muy importante del proceso de gestión y desarrollo de un evento. Antes se invertía muchísimo dinero en medios de comunicación impresos que quizás no resultaban del todo eficaces y, obviamente, no estaban segmentados para el público deseado, como medios exteriores e incluso masivos como TV o radio han llegado a generar una gran incógnita en qué tan eficientes pueden llegar a ser conforme al perfil de cada evento. Ahora con el mundo digital, podemos tener campañas y estrategias con un entorno complementario entre las estrategias tradicionales y las más novedosas. ¿Cómo te funcionaría a ti? Muchos más detalles podríamos llegar a tener al desarrollar un evento, y ante cada una de las dificultades, podremos mencionar que cada evento se convierte en un éxito, siempre y cuando le sumes dedicación, esfuerzo y una muy buena estrategia. Con información de: http://blog.eventioz.com
