Todos sabemos que puede pasar, que nuestros planes y logística no ocurran como los imaginamos, por dificil y lejano que suene, son buenos puntos que se pueden llegar a tomar en cuenta en caso extremo de llegar a cancelar un evento.
¿Realmente tienes que cancelar el evento?
Pregúntate: ¿Realmente he intentado hacer todo lo posible para no dar de baja el evento?
Si es un tema financiero: ¿He intentado encontrar un patrocinador o pedir ayuda? ¿Podría reducir los costos mediante una renegociación con los proveedores o reducir el espacio del lugar?
Si el problema es el lugar, puedes encontrar otras soluciones. Encontrar una nueva ubicación, o cambiar la fecha unos días después.
Por supuesto, si haces cambios con respecto al evento, al lugar, la fecha o el contenido; deberás comprobar que los asistentes estén de acuerdo, ya que sino deberás hacer reembolsos dependiendo del tipo de evento. Te sorprenderás de lo amables y comprensibles que son las personas si les planteas lo que ha pasado.
Comunicar lo sucedido
Lo primero que tienes que hacer al dar de baja un evento es comunicarte con las personas que han comprado o se han inscripto, con los patrocinadores y personas involucradas.
Es imposible saber con cuánto tiempo de anticipación a la fecha de un evento debes informar a todo el mundo lo que sucede, pero debe ser tan pronto como hayas tomado la decisión final. Con más razón, si las personas inscriptas viven en otras ciudades y tienen pensado viajar para el evento.
Envía un email a todos. Si es posible, también llámalos. Asegúrate de que todo el mundo haya recibido tu mensaje, es tu responsabilidad.
Dar explicaciones
Para los participantes puede ser frustrante saber que un evento ha sido cancelado y no recibir explicaciones. Tratan de buscar respuestas en todos lados y esto puede empeorar la situación.
Trata de explicar claramente por qué tu evento no sigue. Puedes ser detallado o tan breve como lo creas correcto, pero dar una razón concreta ayudará a los asistentes a comprender mejor tu decisión.
Devolver el dinero
En caso que tu evento sea con entrada o inscripción paga, asegúrate de devolver en tiempo y forma el dinero a aquellos que han pagado.
Si tu evento ha sido pospuesto (es decir, no cancelado del todo) debes informarlo y que la decisión quede en manos de los inscriptos. Ellos te dirán si quieren su dinero de vuelta o prefieren esperar a la próxima fecha.
Si en el caso previo se a manejado algún contrato dependiendo del tipo de evento, asegurate de colocar los puntos necesarios para evitar problemas mayores.
Proveedores
Recuerda que tu decisión de no seguir adelante con el evento afectará a otros también, por ejemplo a tus proveedores.
Ponte en contacto con ellos, tan pronto como sea posible, y anúnciales tu decisión. Resaltamos que cuanto antes es mejor, porque es posible que aún puedas negociar la devolución del dinero o de los productos ofrecidos.
Debes ser consciente de que también ellos perderán esa oportunidad de negocio y, dado que ya que se habían comprometido con tu evento, te conviene ser justo. Es importante construir fuertes y sinceras relaciones en la industria.
Evaluación y análisis
Una vez que solucionas todo los puntos anteriores, reflexiona acerca de lo que ha pasado y piensa qué se podría hacer mejor la próxima vez.
¿Qué salió mal? ¿Qué se puede hacer de manera diferente en el futuro?
Puede parecer contradictorio, pero la opinión de los compradores puede serte muy útil. Quizás con una encuesta podrían darte un feedback de su experiencia: Qué cosas notaron flojas, qué faltó para ellos en la difusión, etc.
Tómate un tiempo y piensa qué canales de difusión fallaron (y cuáles no) si la segmentación de tu público objetivo fue precisa, qué pasó con tus colaboradores o socios que no se llegó a buen resultado.
Toda esa información es muy valiosa para tomar futuras decisiones.
Conclusión
Es una decisión fuerte y poco feliz tener que cancelar un evento pero, si no te queda otra, es mejor hacerlo de una manera sincera y responsable.
Este intento fallido puede ser realmente una lección que te hará volver al mundo de los eventos como un ave fénix.
Con información de eventbrite.com
