Participar en exposiciones, exhibiciones, convenciones, eventos constituye una oportunidad única de vender, además de permitirle encontrar proveedores, observar a la competencia, establecer algunos contactos y conseguir publicidad. En suma, puede lograr en una feria comercial lo que le tomaría semanas o meses conseguir de la manera tradicional. Incluso le puede significar un ahorro de dinero.
Sin embargo, para conseguir todo esto, debe planificarse muy bien. Eso significa elegir la expo correcta, establecer objetivos claros, diseñar una buena exhibición y promocionar su presencia, incluso antes de llegar a la feria.
Elección de la expo correcta
Con miles de expos cada año, elegir la que le reporte mayores beneficios en función del tiempo y dinero invertidos puede resultar confuso.
Comience su búsqueda entre las expos comerciales relacionadas con su producto o servicio.
Otro recurso para averiguar acerca de las ferias es la asociación comercial de su sector, puesto que muchas ferias y convenciones son auspiciadas por grupos de la industria.
Aquí le damos otros consejos para que haga una buena elección:
No escoja solo con base en los números
Las grandes expos comerciales que atraen a una gran cantidad de gente pueden ser una verdadera pérdida de tiempo si no asisten personas que sean compradores o potenciales clientes de su producto o servicio. Estudie detenidamente las estadísticas de ferias de años anteriores para evaluar si los asistentes coinciden con el perfil de sus clientes. El gerente de la expo debe estar en condiciones de proporcionarle esta información.
No espere hasta el último minuto
Si espera demasiado, podría quedar en lista de espera. Por otro lado, mientras antes se inscriba para una expo, más posibilidades tendrá de encontrar una buena ubicación para su stand.
Participando
Establecimiento de objetivos claros
Para sacar el mayor provecho del tiempo, dinero y energía que invertirá al exhibir, es fundamental que determine con qué propósito está ahí y establezca metas que se puedan medir. Deberá evaluar todo lo que haga antes, durante y después de la expo en términos de si ésta contribuye al logro de estos objetivos.
Posibles metas para las expos
Aquí hay algunas razones por las cuales las empresas participan. Sus metas pueden incluir varias de éstas u otras que son importantes para su empresa.
- emitir órdenes de ventas
- investigar la competencia
- descubrir tendencias
- generar contactos para futuras ventas
- incluir en su lista de correo nombres de prestigio
- encontrar proveedores mejores o de menor costo
- estrechar lazos con los clientes actuales
- atraer a la prensa
- generar entusiasmo en torno a un nuevo producto
- aumentar la visibilidad de la empresa dentro del sector
Asigne personal adecuado y preparado para atender su stand
Usted no puede hacerlo solo. Independientemente de su objetivo, necesitará al menos una persona para que lo "cubra" cuando usted deba salir de su para tomar un descanso u observar a la competencia. Su personal debe tener buena presencia, ser preparado, cordial y estar bien informado. Ellos deben comprender sus objetivos y saber el papel que juegan para lograrlos. Si no tiene en su empresa empleados permanentes, contrate a parientes, amigos o empleados de tiempo parcial.
Focalice su mensaje
Seleccione simplemente dos o tres ideas que desee transmitir claramente en la exhibición y prepárese usted y a su personal para "insistir en el mensaje". Diseñe sus gráficos, la promoción previa a la exhibición, el material impreso y la publicidad que aparece en el directorio de la feria en torno a su mensaje.
Prepare un presupuesto
Cuando haya determinado sus objetivos, prepare un presupuesto. Sin un presupuesto, los gastos se pueden disparar (compras impulsivas de último minuto para decorar, por ejemplo) y echar por tierra sus mejores planes. Como regla general, sus costos de espacio deben representar alrededor de la cuarta parte del presupuesto total.
Preparación de una participación efectiva
La ubicación y la apariencia de su stand influirán considerablemente en el éxito. Aplique estos consejos para lograrlo.
Prefiera un lugar con mucho tráfico
Analice el plano del lugar antes de escoger el sitio donde se instalará. El tráfico peatonal es más intenso en ciertas áreas. Elija ubicaciones cercanas a las vías de acceso, concesiones de restaurantes, baños, salones de seminarios o cercanas a los expositores más importantes. Evite los sectores escondidos, las plataformas de carga, columnas que obstruyen el paso u otras áreas de poco tráfico.
Estimule los sentidos
Asegúrese de que la gente que visite su stand pueda probar su producto o servicio. Deje que los toquen, miren, escuchen o degusten. ¿Vende almohadas decorativas? Exhíbalas en un entorno apropiado y tenga muestras que los compradores puedan tocar. ¿Ha desarrollado un nuevo programa computacional? Procure tener muchos terminales de computación para que los asistentes lo prueben.
Mantenga la simplicidad
No recargue demasiado el stand con material gráfico. Una foto o una imagen grande que se pueda apreciar desde lejos causa mucha más impresión que varias pequeñas. Un solo eslogan atractivo que describa a su empresa puede ser más eficaz que largos bloques de texto.
Los incentivos funcionan
Los incentivos y regalos también pueden atraer público. Organice un concurso, anuncie en voz alta la demostración de un producto. Solo asegúrese de que los incentivos sean acordes con la imagen de su empresa y las sensibilidades de sus clientes.
Promueva su presencia
Recuerde que hasta la mejor planificación fracasará si nadie sabe que usted está ahí. Una buena campaña de promoción previa permitirá que sus clientes actuales y potenciales sepan acerca de su exhibición. Estos consejos serán útiles.
Inicie los contactos por teléfono
Entre un mes y seis semanas antes, comience a llamar a sus principales clientes actuales y potenciales para fijar reuniones. Muchas personas llegan con un programa fijo y prácticamente no tienen tiempo de visitar otros stands, de modo que es importante que tenga listo ese programa lo antes posible. Confirme todas las reuniones por teléfono alrededor de una semana antes de la expo.
Use los medios de comunicación escritos
Envíe comunicados de prensa a las publicaciones comerciales y periódicos locales que vayan a cubrir el evento. Su comunicado deberá destacar alguna noticia de interés acerca de su producto o servicio; como por ejemplo, el lanzamiento de un producto nuevo o una demostración especial. Prepare mucho material de prensa para la feria y distribúyalo en las salas de prensa, al alcance de los periodistas.
Planificación de su estrategia de seguimiento
El momento para planificar su estrategia de seguimiento es antes de que comience la expo. De este modo, podrá llegar a sus potenciales clientes con su mensaje cuando aún tengan fresca en su mente. A continuación señalamos las cosas que debe saber acerca del seguimiento.
Considere el seguimiento como prioridad
De acuerdo con expertos, no se hace seguimiento al 80% de los contactos que se establecen en las expos. Fije el seguimiento de sus contactos como la prioridad más importante después, anteponiéndolo a todo lo demás, incluso a la tarea de ponerse al día en lo que sucedió mientras estuvo fuera de la oficina.
Redacte su carta de seguimiento antes
Su correspondencia posterior puede ser tan simple como una nota de agradecimiento o un folleto con una nota acompañante. Escríbala e imprímala antes a manera de enviarla tan pronto regrese.
Califique a los contactos durante la exhibición
En la actualidad existen sistemas que ayudan a que su partiicpación sea más eficaz a la hora de administrar sus bases campatadas durante el evento. Clasifique a sus contactos por nivel de importancia e interés y base su trabajo posterior en estas prioridades. Llame por teléfono a sus clientes potenciales más importantes dentro de la semana después de finalizada; mientras más tiempo deje pasar, menor respuesta recibirá de ellos. Envíe a todos los demás algún tipo de correspondencia de seguimiento.
Cumpla sus promesas
Procure cumplir las promesas que hizo durante el evento. Tenga una cantidad suficiente de folletos y hojas de productos a la mano antes los cuales será posible pueda ocupar para el seguimiento.
Con Información de México Smetoolkit
