Cuando requieres de apoyo en algunos aspectos de la planeación de tu evento, es importante considerar que las empresas que contrates sean las adecuadas para cumplir con las necesidades de la organización. Aquí algunas preguntas que debes plantear antes de determinar si la empresa de producción es la ideal para tu evento:
¿Cuál es su estructura de costos?
La transparencia en los costos y tarifas es muy importante para comprender qué es lo que estás pagando. Verifica el desglose de los precios y si incluyen algún tipo de tarifa o cargo extra. Infórmate y evita gastos sorpresa.
¿Con qué herramientas contaremos durante el proceso de planeación?
Conocer el equipo y lo que puede proveer la empresa a contratar puede ser de gran ayuda. Pregunta si pueden realizar planos, renders, esquemas y demás para conocer el equipo con el que trabajarás tu evento. Conocer detalles sobre estos aspectos ayudará a saber lo que puede esperarse como producto final y evitar sopresas o solicitudes y gastos de último momento.
El equipo que utiliza, ¿pertenece a la empresa o contratan a terceros?
Si la empresa cuenta con su propio equipo, infórmate sobre la calidad y mantenimiento que se le da a los mismos, si lo actualizan constantememte y con qué innovaciones cuentan. Si el equipo es contratado a un preveedor, es recomendable que tengan una relación cercana y con cierta antigüedad, de tal forma que se conozca a quien está manejando cada pieza del equipo.
¿Cuánto tiempo les tomará la preparación?
Dependiendo del tamaño y necesidades de producción del evento, la empresa de producción podrá determinar un aproximado del tiempo que requerirá para prepararlo todo en sitio. Esta información te ayudará a establecer tiempos y presupuestos con otros involucrados como el venue.
¿Cuál es el plan de acción en casos de emergencia?
Un evento puede verse afectado por situaciones de emergencias, desde pequeños accidentes, hasta eventualidades como lluvias, tormentas, temblores, etc. Aunque estos sucesos no pueden predecirse, es bueno que la empresa cuenta con un plan de acción a seguir en estos casos.
¿Cuánta es su disponibilidad y apertura para ensayos?
Es muy importante realizar pruebas de equipo y ensayos para verificar el buen funcionamiento y coordinación de todos los elementos involucrados. Consulta con la empresa las posibilidades de hacer pruebas y con cuánta anticipación al evento.
¿Hay algún concepto nuevo que no hayas podido probar aún?
Muchas empresas adquieren tecnología y elementos de innovación constantemente y probablemente la empresa que busques contratar tenga reservado alguno que desee probar y que pueda aportar un plus a tu evento. Consúltalo con la empresa y determinen las posibilidades de la implementación del mismo.
