Con información de venuesplace.com

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Elegir el venue ideal para tu evento es una de las fases más importantes que podría determinar el éxito o fracaso del mismo. Te invitamos a leer estos ocho tips para poder tomar la mejor decisión.

  1. Características del evento

    Lo primero que hay que tener claro es cuáles van a ser las necesidades del evento que quieres organizar. Es importante no dar nada por sentado y hacer una lista con todas las características especiales que puedas necesitar tanto del espacio en sí, como de la organización del mismo.


  2. Capacidad del venue

    Es el factor más importante a la hora de escoger un espacio para tu evento. Se trata de encontrar un lugar de dimensiones suficientes para poder dar cabida cómodamente a todos tus invitados. 


  3. Accesibilidad y localización del evento

    El venue tiene que estar bien comunicado para que todo el mundo pueda llegar sin problemas. Debe tener un acceso rápido y fácil, es decir, bien conectado con la red pública de transporte y con suficiente espacio para que los taxis puedan pararse. Igualmente debe de disponer de un parking o suficientes plazas de aparcamiento cerca del lugar del evento para todos aquellos invitados que acudan en coche. 


  4. Fecha y hora del evento

    Es importante conocer la disponibilidad del espacio en el día y hora en la que tienes programado tu evento. Asegúrate además de que no habrá restricciones debido a los acontecimientos que vayan a tener lugar en el mismo lugar o en sus alrededores en fechas cercanas a la de tu evento. 


  5. Catering para el evento

    Si vas a reservar servicio de catering, es fundamental que hagas antes una prueba del menú y que concretes muy bien lo que se servirá a tus invitados. Tienes que valorar la relación calidad-precio y ver si responde a tus expectativas y a tu presupuesto.


  6. Equipamiento del espacio

    Debes saber que cosas “extra” necesitas para la ejecución de tu evento: Iluminación, equipo audiovisual, conexión wifi, megafonía, mobiliario, salas de apoyo, climatización, tomas de corriente, vajilla…Ten en cuenta que algunos espacios incluyen en el alquiler el equipamiento, pero otros no. A veces un venue más económico, pero sin equipamiento, puede acabar saliendo más caro que uno que incluye todo.


  7. Exclusividad del espacio

    Dependerá de las necesidades de tu evento, pero es importante que sepas si el venue elegido lo puedes usar únicamente para la realización de tu acto o por el contrario, tienes que compartirlo con otros.


  8. Valores añadidos al Venue

    Es probable que vayas con el tiempo justo y por eso es importante la flexibilidad de horarios para montajes y desmontajes. También es recomendable tener la posibilidad de disponer de áreas complementarias a la que has elegido para poder usarlas en caso de necesitarlas. Por último es muy importante que haya un equipo de buenos profesionales que gestionen el venue y que te puedan prestar ayuda en caso de necesitarla o en caso de tener que realizar algún cambio de última hora.

 

Ahora ya lo sabes; el venue puede ser tu mejor aliado para que cada uno de los presentes se enamore de tu evento, sólo depende de ti elegirlo.

Con información de venuesplace.com