Cuando hablamos de un evento cultural nos referimos a aquellos eventos que involucran como temática principal alguna rama del arte o tradiciones y fiestas populares de una región concreta.
Los eventos con pintura, música, o teatro son considerados culturales, sí. Pero las fiestas tradicionales, también.
Para organizar un evento cultural con éxito lo primero que debes resolver son las siguientes preguntas que te ayudarán a avanzar con el resto de los objetivos:
- ¿Dónde y cuándose realizará el evento?
- ¿Qué duracióntendrá?
- ¿A quién está dirigido?
- ¿Es un público específico, o es un público generalista?
- ¿Cuál es el motivo principalde la convocatoria?
- ¿Es un evento formal o informal?
- ¿Qué resultados quieres obtenercon la organización de este evento?
Estas cuestiones son el punto de partida para ponerte a trabajar en la planificación del evento.
Lo segundo que debemos pensar es elegir el espectáculo principal, pues todo evento cultural cuenta con una actividad especial que será el motor del encuentro. En torno a ella girará el resto del programa, que puede incluir un espacio gastronómico, exposiciones, una feria, talleres y otros espectáculos que refuercen el plato fuerte que ofreces.
Es muy importante pensar en la ambientación del evento y contar con todo el equipamiento necesario para su organización, como la iluminación, el sonido y la infraestructura.
El espectáculo convertido en centro de atención será la motivación principal por la que el público asista a tu evento cultural, por eso es importante cuidar tanto los momentos “visibles” como los “no visibles”. Todo el backstage del evento y el trato que le puedas brindar al personal de la reunión; ya sea quienes trabajen en la parte artística como en la logística, también ayudará a crear un mejor clima para que las personas se sientan felices y más predispuestas.
Es indispensable usar la creatividad en toda la gestión de un evento cultural, desplegando tu imaginación dentro de lo que el presupuesto te permita, para que quienes asistan, no sientan que fueron a un espectáculo más.
Prensa y difusión de tu evento
Deberás crear una lista específica de invitados dependiendo de tu evento cultural. Conviene tener contacto directo con la prensa especializada para que publiquen la información del evento que organizas. También debes aprovechar las redes sociales como espacios imprescindibles para atraer al público potencial de tu evento.
Por último, ten en cuenta que los eventos culturales se organizan con tres objetivos fundamentales:
- Sirven como herramienta de comunicación de un proyecto, una idea o un producto artístico.
- Se utilizan para celebrar una fecha importante de un pueblo, una ciudad, o un país.
- Una persona o un grupo que desea mostrar al público una manifestación artística.
Para organizar un evento cultural o de cualquier otra índole es fundamental la planificación de cada una de las fases para no dejar de lado ningún aspecto importante.
