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Las conferencias de prensa son una herramienta muy poderosa para atraer la atención de los medios y del público en general sobre un tema o un suceso determinado, pero puede resultar un arma de doble filo si no se gestiona adecuadamente. 

Cuando se trata de un lanzamiento de un producto, un servicio, una campaña, durante momentos críticos en los que es necesario escuchar la voz de la empresa u organización, o cuando ocurre un suceso relevante, una rueda de prensa es la estrategia idónea para dar a conocer tu mensaje.

 

El éxito de una buena rueda de prensa es medible en dos sentidos primordiales: al número de periodistas o personas interesadas que asisten a ella, y conseguir que la información generada se publique en los medios y se difunda entre el público al que queremos llegar.

Estos son aspectos a considerar para organizar una rueda de prensa exitosa:

1.Titular.

Piensa en la idea principal que quieres transmitir durante la rueda de prensa. Esa idea, resumida en una frase, debe ser lo suficientemente creativa y atractiva para llamar la atención de los medios y público, pues es la frase con la que se identificará el evento. Cuando se lanza un producto nuevo, se deben destacar las características que lo hacen innovador más que en el hecho de que es nuevo; si se va a tratar una noticia negativa, la voz de la persona o empresa debe hablar sobre soluciones en lugar de enfocarse en el problema.

2. Fecha.

Considera factores como eventos con relevancia ya programados, así como calendario de tu competencia, para elegir una fecha en la que nada se interponga entre tu comunicado y la atención de los medios de comunicación.

 

3. Anticipación.

El tiempo que pasa entre el anuncio de la conferencia y el momento en que ocurre debe ser suficiente para preparar un buen comunicado, contactar medios y periodistas, controlar el aspecto técnico (presentaciones, invitados, disponibilidad, etc.).

Dos días antes del comunicado, se debe realizar una ronda de confirmaciones para conocer el número de asistentes más real posible.

 

4. Material de calidad.

Prepara un comunicado de prensa inicial que acompañe a la invitación -teniendo en mente el titular del que hablamos en el punto 1- y un segundo comunicado que contenga suficiente información de contexto sobre el tema a tratar, datos duros y en general, facilite a los periodistas e invitados adentrarse en el tema y darle una buena cobertura. De ser posible, transmite la conferencia por streaming o bien, grábala en video y publícala en tu página web o canal de YouTube. Asegúrate de recabar los datos de contacto de los asistentes para distribuirles fotografías, transcripciones y demás material generado durante el evento.

5. Preguntas.

Al finalizar cada conferencia de prensa, se debe dedicar tiempo a una sesión de preguntas y respuestas para responder a las dudas de los asistentes y obtener retroalimentación de los mismos. Es importante, ya que representa una oportunidad para extender tu idea y aclarar puntos para mejorar el entendimiento de la misma.

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