Con información de La neurona

Para garantizar la eficiencia de los eventos online se deben controlar muchos aspectos. En este artículo encontrarás consejos muy útiles a tener en cuenta.

Distancia social, cercanía digital

Frente a la imposibilidad de reunirse físicamente, muchos profesionales de esta industria están llevando sus iniciativas al plano virtual. Algo que en definitiva no está tan mal porque en términos de marketing estratégico, el mundo digital tiene una gran ventaja diferencial: todas las acciones que se implementan son mucho más medibles y, cuando podemos medir, podemos mejorar.

Sin embargo, no se trata simplemente de elegir una fecha, un horario y difundir una URL de acceso. Para que nuestras métricas reporten un trabajo exitoso -es decir, para lograr una verdadera cercanía digital con nuestros asistentes virtuales- es necesario tener en cuenta algunos aspectos fundamentale. Algunos están relacionados con la parte técnica y otros con la parte de organización o estratégia.

Aspectos técnicos

  1. Elige la herramienta adecuada. Asegúrate que la herramienta digital que utilices cubra todas tus necesidades: si necesitas compartir pantalla, enviar ficheros, reproducir vídeo para todos los asistentes al mismo tiempo o una pizarra para escribir o dibujar algo en el momento.
  2. Buen audio y buen vídeo. Como presentador, no querrás aparecer pixelado pero es aún peor que la gente no pueda escucharte. Una buena calidad de audio es más importante que una buena imagen. La mayoría de los usuarios puede tolerar no ver del todo bien, pero con seguridad abandonarán tu evento si no pueden escucharte.
  3. Optimiza tu ancho de banda. Reduce lo máximo que puedas las actividades en streaming simultáneas para evitar problemas de conectividad.

Organización y estrategia

Al igual que en el mundo físico, la planificación de un evento virtual se divide en 3 momentos: antes, durante y después del evento.

  1. Antes

  • Establece tus objetivos. ¿Qué buscas con esta sesión? ¿Informar? ¿Formar? ¿Generar demanda?
  • Difusión. Gestiona un espacio digital en el que puedas concentrar toda la información relativa a tu evento (día, horario, presentadores, agenda de temas) y difúndelo diligentemente a través de los canales que dispongas: redes sociales, email, anuncios de pago, etc. Estudia en qué momento del período de difusión recibes más registros; por experiencia puedo decirte que la mayoría de la gente se registra en el último momento, por lo que la comunicación en los días más cercanos a la fecha suele ser la más efectiva.
  • Anticipación. Los asistentes siempre tienen dudas y mucho más durante los eventos virtuales. Ponte en sus zapatos y crea un buen repositorio de preguntas frecuentes para resolver todas las inquietudes posibles.
  • Horario. Evita las horas en punto o y media. Son utilizadas por la mayoría y suele haber más problemas de conexión. En su lugar, elige las y cuarto y menos cuarto.
  • Escenografía. Asegúrate que tu fondo es el que quieres mostrar. Hay algunas aplicaciones que incluso permiten difuminar tu fondo si prefieres que no se vea demasiado lo que tienes detrás. Si hay otros integrantes en la casa (parejas, mascotas, niños), avísales que durante este tiempo estarás conectado y necesitas de su colaboración para evitar ruidos e interrupciones.
  • Pruebas técnicas. Al menos 15 minutos antes, haz todas las pruebas técnicas necesarias. ¿Funciona bien tu conexión? ¿Funciona bien tu micrófono? ¿Oyes bien? Si todo es correcto, estás listo. ¡Luz, cámara, acción!

  1. Durante

  • Duración. La justa y la necesaria. No te excedas ni le demandes a tu audiencia más atención de la que razonablemente pueden darte. Todos trabajamos y todos tenemos mil tareas durante el día.
  • Contenido de calidad. Descarta las presentaciones de PowerPoint de más de 10 diapositivas. Prioriza imágenes antes que texto.
  • Sé interactivo. Haz tus explicaciones divertidas, varía tu tono de voz y usa el humor. Esto es importante para evitar sonar monótono, que es algo que sucede mucho cuando la comunicación está mediada por la tecnología y es uno de los motivos por los cuales la gente suele abandonar las videollamadas. Asimismo, usa plicaciones para generar interacción y tener una noción de cuán involucrados están tus asistentes con el tema. Otra buena técnica es reemplazar la clásica pregunta “¿Alguien tiene algún comentario o pregunta?” por “Veamos qué comentarios tienen cada uno de ustedes sobre este tema”.

  1. Después

  • No desaparezcas. Fortalece el vínculo que ya has generado con tus asistentes preparando, por ejemplo, un email de seguimiento para resolver dudas o el envío de algún souvenir digital como puede ser alguna presentación con información de valor o la propia grabación de tu evento.
  • Mide. ¿Cuánta gente recibió tus mensajes sobre el evento? ¿Cuántos de ellos se registraron? ¿Cuántos finalmente asistieron ese día? En caso que hubiera, ¿cuántas personas abandonaron la sala durante la sesión? ¿En qué parte? ¿Qué preguntas fueron las más frecuentes? Toda esta información es un indicador de lo que se llama audience loyalty (lealtad de audiencia) y te permitirá optimizar el contenido de tus próximas sesiones.
  • Siembra la curiosidad. Tal como hacen los productores de series, ofréceles un pequeño bocado de lo que vendrá “en el próximo episodio” de manera que mantengas a tu audiencia enganchada con tus contenidos.