Con información de eventbrite.com

El coffee break es el momento de descanso para los asistentes de un evento en el que generalmente se sirve café y bocadillos para despejar la mente y el cuerpo. Pero también es la oportunidad perfecta para dialogar y generar networking que puede ayudar a los asistentes a llevar a cabo negocios importantes.

Es por esto que hasta el coffee break de un evento debe planearse con antelación. Aquí algunos consejos e ideas para planear el mejor coffee break:

 

Planificación

Lo primero es determinar el tipo de evento al que pertenece el coffee break, ya que sirve para grandes eventos hasta pequeñas reuniones. El estilo y cantidad de lo servido debe ir de acuerdo con el tipo de evento que se realice.

Para esto puedes recurrir a una empresa de catering o encontrar los alimentos y bebidas por tu cuenta.

 

Cantidad de personas

Conocer el número de asistentes es muy indispensable porque este dato se informa a la empresa proceedora del servicio de catering o al área que se encargue de la preparación o compras de los alimentos y bebidas para llevar a cabo presupuestos y producir o adquirir suficiente producto para cubrir con las necesidades del evento.

 

Hora y ubicación

Cuando se decide una hora para la realización del coffee break, es necesario tomar en cuenta el tipo de comida y bebida que se va a ofrecer, ya que el menú para un desayuno claramente no es el mismo que la comida o la cena. 

Informa acarca del horario a los encargados de los alimentos y bebidas, pues requieren de esta información para planear la elaboración y conservación de los mismos.

En cuanto a la ubicación, es importante pensar, por ejemplo, si el espacio es el adecuado para el número de personas que participan, o si cabe la posibilidad de tener un horno eléctrico y una pequeña heladera, en este caso el menú servido se puede ajustar con el ambiente en cuestión.

 

Menú

Al ser un coffee break, no se deben servir cócteles o platillos elaborados; es mejor ofrecer un menú sencillo y accesible, que no requiera de el uso de cubiertos.

Como bebida ofrece algo básico: Café, té, agua, jugos, refrescos, yogur, leche y chocolate. No olvidés colocar azúcar, edulcorante, crema para café, cucharas de plástico y desechables.

Para los alimentos puedes optar por tortas o sándqiches, bocadillos, pan de dulce, galletas, fruta y mesa fría, dependiendo del horario.

 

Detalles

Vuelvo a hacer hincapié en no olvidar los vasos, servilletas, platos y cubiertos. En el caso de servir bebidas calientes, es mejor utilizar tazas de cerámica, evitando los vasos de plástico (a menos que sean de buena calidad).

Para opciones frías, utilizá vasos de vidrio o vasos de plástico de buena calidad. Además, no se olvides los cubiertos, opta por aquellos que sean de acero inoxidable, ya que son más fáciles de manejar. Por último, se debe prestar atención en que haya suficiente cantidad de servilletas en todo momento.

 

Duración del coffee break

Idealmente el coffe break dura unos cuantos minutos, pero al ser una actividad que se presta para compartir ideas y desarrollar relaciones se puede extender. En promerio dura al rededor de 30 minutos.

Es importante tener el espacio definido con anticipación y comunicárselo a los participantes. De esta manera, evitás posibles retrasos y situaciones incómodas.
Siguiendo estos consejos, tu coffee break será inolvidable, los asistentes se sentirán llenos de energía y súper motivados para volver a las actividades planeadas.