Cuando organizamos un evento, es importante tener presente que la comunicación con el público no es unidireccional, es decir, no solo es el público el que recibe información, sino que también ellos son un emisor; tienen dudas, sugerencias, y en ocasiones buscan hacerte saber algo.
Sabemos que como organizador el tiempo es oro, por lo que la tecnología es tu principal aliado para atender todas estas inquietudes de tu público. Esto se puede lograr a través de fanpages, email y otros medios electrónicos. Aquí algunas recomendaciones sobre cómo aprovechar estas herramientas y asegurar una comunicación efectiva con el público de tu evento.
√ Usa los emails para brindar información importante del evento: Recordar fecha, ubicación y hora, agenda, lugar de estacionamiento, guardarropas, qué elementos deben llevar los participantes, etc. Si el lanzamiento del evento es meses antes del mismo, puedes optar por calendarizar envíos semanal o mensualmente para mantenerte presente en la mente y la agenda del público.
√ Hay plataformas online que te permiten enviar mensajes privados a los participantes del evento. La gran ventaja de estas plataformas es que te permiten programar envíos en cierta fecha y hora.
√ Si el ticket de ingreso les llegará a los participantes vía email, es decir a su propia casilla de correo… ¡Aprovéchalo! Junto a la entrada agrega la información que quieras que se conozca, como características del evento, ventajas de asistir, requisitos para ese día, etc.
√ Demuestra que es importante para ti conocer las inquietudes y características de los asistentes; si tienes fanpage en Facebook, tómate un tiempo diario (no tiene que ser más de 15 minutos) a contestar mensajes, comentarios y publicaciones del público con respecto al evento. Entre más rápida sea la respuesta, el público se siente más apreciado e interesado en el evento.
Recuerda que la comunicación con cualquiera que se interese en tu evento puede garantizar su asistencia al mismo. Planea lógicamente cómo y cuándo vas a alcanzar al público y procura mantener esa comunicación incluso después del evento.
