En el mundo de la organización de eventos existen acciones que pueden ser calificadas como positivas o negativas, dependiendo del tipo de evento que se organice, pero existen siete errores imperdonables para cualquier organizador de eventos, sin importar la talla o estilo del evento. Conócelos a continuación:
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No comunicar (de forma efectiva) el evento
Poca comunicación o una comunicación poco eficiente y mal dirigida puede provocar el fracaso total de un evento. Debes conocer el mercado al que va dirigido y elaborar un plan de marketing que alcance a ese mercado. Algunos consejos para no dejar lugar a la suerte: crear expectativas, tener al corriente la prensa, avisa con tiempo, aprovechar los contactos, que personas influyentes participen en el evento y, no dejes atrás las redes sociales.
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Olvidar al público objetivo
No tener claro o no tener en cuenta el público meta del evento produce un gasto innecesario al equipo organizador. El segmentar el mercado ayuda a reducir el gasto y ampliar la efectividad del plan de comunicación, ya que se alcanza un grupo específico que asegura un mayor interés en asistir. Los perfiles del público como sus intereses son cruciales a la hora de atraerlos.
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Difícil acceso a la información del evento
Es deber del orgainzador garantizar que el público tenga un fácil acceso a la información básica del evento como el lugar, fecha y hora, dónde adquirir entradas, idea general del evento, etc.
También, por muy fácil que sea llegar a la información crucial, si no está escrito de forma clara, de nuevo, es como desperdiciar tiempo y dinero.
Las redes sociales y la tecnología son un gran aliado para la organización de eventos, no olvides que hay muchísimos recursos para garantizar tu evento.
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Olvidar los objetivos y la estrategia (y sin análisis previo)
Un evento sin objetivos y estrategias bien definidos no tiene pies ni cabeza. Es necesario establecer qué se quiere lograr y de qué manera para plantear en torno a qué girará el evento. Para gestionar un evento con efectividad debe haber unos puntos clave de acción que responden a un análisis y a un conocimiento previo del público, el terreno, el mercado, etc.
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No innovar, repetición sin diferencia
Es ley que el público pierde interés en un concepto después de tener contacto con él en varias ocasiones y no recibir un valor agregado o notar algún tipo de innovación. Busca siempre tener nuevas propuestas para capturar al mercado y encontrar una ventaja ante la competencia.
Los asistentes notan cuando un evento es copia de otro, y generalmente no lo reciben abiertamente.
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No adelantarse a los problemas
Uno de los grandes errores de la organización de eventos es que cuando se está planificando, existe únicamente el PLAN A. Si organizas eventos sabes que siempre se presentan imprevistos y se debe reaccionar a ellos de manera inmediata para evitar afecciones al desarrollo del evento.
Con base en experiencias anteriores puede determinar qué cosas podrían salirse de control, o incluso puede haber algunas que se pasen por alto. Para resolver estas situaciones en cuanto se presenten se debe de establecer un plan previo "en caso de...".
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No medir el éxito del evento
¿Cómo vas a conocer el nivel de éxito de tu evento si no se mide? Es importante que durante y al finalizar el evento se realicen encuestas o se observen reacciones y actitudes de los participantes para concocer el grado de aceptación, determinar oportunidades de mejora e implementar estrategias para eventos próximos.
