Si eres organizador de eventos o has participado en alguno, seguramente ya sabes que en todos los casos se presentan diversas situaciones, previstas e imprevistas.
Las primeras situaciones las planificaste minuciosamente en la etapa del pre-evento, dejando todo preparado para el momento en que se desarrolle y sólo rectificando que así sea. Por otro lado, los imprevistos son situaciones que no tenías planeadas y debes reaccionar lo más rápido y de la mejor manera posible de tal forma que no sólo se resuelvan, sino que el público no sea consciente de lo que está sucediendo. Existen imprevistos que puedes aprovechar y utilizar a tu favor.
Lo ideal sería que, de estas situaciones, no existan reclamos o quejas mientras se lleva a cabo o después del encuentro , pero si suceden, es importante que las tengas en cuenta para prevenirlas en el futuro.
Al planear y dirigir un evento, debes mantener la idea de que siempre hay algo que puede salir mal o salir de una manera diferente a como lo planeaste. De esta forma podrás crear un plan de solución de problemas y atacar cualquier imprevisto que se presente.
Éstas son algunas situaciones que pueden ocurrir en tu evento y con las que posiblemente tendrás que lidiar:
- Que asistan más personas de lo planeado: Puede parecer benéfico a primera instancia, pero igualmente puede afectar si tu equipo no se encuentra preparado para sumar participantes. Es importante darle prioridad a lso asistentes que confirmaron su asistencia antes, y suponiendo que se continúen inscribiendo asistentes durante el evento, se puede incurrir en falta de material, catering y servicio de coffee break insuficientes, o incluso sobrecupo. Para evitar todo esto, siempre controle el número de entradas al evento que se venden o se ponen al alcance del público y considera un extra para los servicios de coffee break y catering.
- Que falte algún orador: A pesar de haber reconfirmado las participaciones, puede pasar que, por causas extremas (problemas en el transporte, una emergencia familiar, etc.) un orador no se presente. Esto puede afectar totalmente el evento si son pocas las charlas previstas; es por esto que siempre debes contar con un suplente para evitar tiempos muertos y disconformidades.
- Que no se cumpla con el cronograma: Estas situaciones pueden darse fácilmente, pues existen oradores que ocupan más del tiempo previsto, o incluso los asistentes se enganchan con un tema y no permiten el avance del cronograma. Para evitarlo, recurre al uso de relojes y cronómetros para el control del tiempo y comunica los horarios a los ponentes y asistentes.
- Que falle un proveedor: Si esto sucede, lo importante es detectarlo cuanto antes (el uso de las checklist también sirve para detectar estas fallas) e intentar conseguir otro a último momento. El presentar un contrato siempre ayuda a evitar estas situaciones, o al menos reducir el riesgo, pues se establecen penalizaciones en casos de incumplimiento.
Para el manejo de las contingencias o imprevistos es importante que destines entre un 10% y un 15% de los costos, ya que, contando con ese plus, podrás desenvolverte para resolver la situación que se presente sin que tu presupuesto se vea afectado.
