Existen diferentes posibilidades para un participante al formar parte de cualquier evento. Principalmente buscan innovaciones, actualización e intercambio de información, pero un evento también es el punto de encuentro y reencuentro para que los participantes puedan idear y cerrar negocios.
Por esto, es muy importante que el organizador diseñe y estructure un evento con espacios que inciten a la interacción de los asistentes, de una forma ordenada, limpia y amena.
Los coffee breaks o descansos entre los bloques de las diferentes sesiones del evento son importantes para esta interacción y distracción de lo formal, pero las condiciones de tiempo no son ideales, ya que sólo duran entre 15 y 30 minutos y se presentan una o dos veces durante el evento. Sus funciones están más relacionadas con la de despejarse, luego de una charla o una actividad productiva, tomándose un café y visitando, si hubiera, los stands de los patrocinadores, de las distintas instituciones o futuros eventos.
Entonces, ¿qué actividades nos son más útiles para propiciar la interacción?
Si cuentas con suficiente presupuesto, se pueden realizar actividades sociales que permitan la interacción fuera del tiempo del programa. Puede ser un coctel, una cena o desayuno, una fiesta temática o degustaciones. Es importante considerar que estas actividades deben tomarse en cuenta como un "evento dentro de un evento", por lo que requieren de una planeación, agenda, reservaciones, invitados, entre otros aspectos.
Si tu presupuesto es menor, puedes generar espacios abiertos dentro del lugar del evento y que estén disponibles para todos los asistentes durante el horario de las actividades del programa, pero fuera del auditorio, como por ejemplo el armado de livings, bares o salones de la cordialidad que son espacios generalmente patrocinados por una marca, donde la gente puede interactuar de una manera más relajada como si se juntaran en un bar a tomar y comer algo.
Otra opción bastante económica es el generar interacción dentro de las actividades del evento, a través de dinámicas y juegos en equipo que motiven a los asistentes a convivir con los otros y generar empatía.
Lo importante es siempre generar un espacio para el networking que permita que los participantes mantengan charlas, se conozcan, generen propuestas de negocios y nutran su lista de contactos.
