Detalles para tu checklist. ¡Que no se te olviden!

En ocasiones, aún con una checklist elaborada, pasamos cosas por alto y se nos olvidan. Creemos que tenemos todos los aspectos importantes considerados, pero luego nos damos cuenta, en ocasiones demasiado tarde, de que no era así y tenemos que actuar de inmediato para evitar un desastre.

Es por esto que a continuación mencionamos ciertos aspectos que son pasados por alto usualmente por los organizadores de eventos. Tómalos en cuenta para potenciar tu evento al máximo.

Alimentos

• Alergias y preferencias. Cuando decidas sobre el servicio de catering y comida, trata de conocer el público al que te diriges. Ofrece diferentes opciones; si sirves alimentos que comúnmente provocan alergias como mariscos o maní, procura ofrecer alguna alternativa. Siempre considera un menú vegetariano o incluso vegano, para aquellos que no consumen carnes y productos de origen animal.
• Licencias para venta y consumo de bebidas alcohólicas. Si ofrecerás bebidas alcohólicas o consideras la venta de las mismas, no olvides contar con una licencia. La ley en este rubro es diferente en cada país y en cada estado, pero generalmente existen reglamentos que puedes investigar vía web o en la ley vigente.
• Catering para staff. El staff es parte clave para la realización del evento, por eso debes brindarles energía a través de los alimentos necesarios para que rindan al máximo.

Logística

• Programa/ horario. Existen dos programas en un evento: el que el público conoce, y uno exclusivo para los ojos del comité organizador y el staff., que incluye detalles sobre cuestiones que suceden backstage o que requieren acciones del grupo.
• Name tags/ gafetes. Los asistentes disfrutan de tener estos elementos, pues son un apoyo para generar networking.
• Permisos para el uso de música. Tal vez no lo sabías, pero todo tipo de reproducción musical requiere de algún permiso, incluso la música de fondo o si reproduces directamente de alguna playlist en tu dispositivo móvil. Antes de reproducir públicamente cualquier canción o melodía, asegúrate de contar con los permisos y licencias establecidos por la autoridad correspondiente.
• Kit de emergencia. Además de un kit de primeros auxilios (totalmente indispensable), arma un kit con herramientas que podrías necesitar como tijeras, plumas, una libreta, tarjetas de presentación, etc.

Apoyo electrónico

• Estaciones de carga. El colocar una de éstas puede resultar en una mayor interacción en medios digitales como redes sociales y en un público muy agradecido.
• Contraseña de Wi-Fi. Conócela y mantenla a tu alcance en caso de que algún asistente te pregunte por ella.
• Hashtags y Apps. De esta forma el público hablará más sobre tu evento y encontrarás una manera sencilla de publicitarlo.

Comunicación

• Walkie talkies. Mantienen la comunicación sobre cualquier situación entre los miembros del equipo.
• Confirmar asistencia. De esta manera puedes considerar las necesidades del evento, así como medir su alcance de una manera aproximada.

Los aspectos anteriores pueden ser fácilmente olvidados, pero en el antes, durante y después de tu evento pueden ser herramientas de gran ayuda.