Sabemos que cada evento que se realiza implica ya un logro y un éxito, pero, ¿éste puede llegar a tener una medición más exacta? No siempre es fácil encontrar indicadores que nos muestren de forma clara los resultados. Y es que normalmente, los resultados serán más claros, cuanto más claros sean los objetivos que nos marcamos al planificar el evento. Así, al terminar podemos volver a esos objetivos y revisar cada uno para ver si se han cumplido, en qué medida y qué ha influido en caso de que así fuera.

Estos objetivos varían según el caso, si es la primera vez que se realiza el evento o ya tiene una larga trayectoria, si se ha cambiado la sede o se ha innovado en algunos aspectos, si las fechas coincidieron con otro acontecimiento importante, etc. Por tanto habrá otros indicadores que pueden influir en los resultados de nuestro evento.
Para hablar de éxito tenemos que ver en qué medida se han cumplido nuestras expectativas y objetivos, y sobre todo en qué medida se ha dado respuesta a las expectativas de los asistentes y a su experiencia de participación.
Aquí algunos indicadores a tener en cuenta y que habría que preguntar a los participantes:

·         La calidad de los ponentes y de sus intervenciones: no siempre contar con ponentes de primer nivel significa asegurar el éxito del evento. Hay ponentes que repiten la misma presentación (muchas veces ya disponible en Youtube) y no generan una interacción con el público.
·         La adecuación de la sede y las salas: el tamaño, accesibilidad, sonido, proyección, etc., influyen en la experiencia del usuario.
·         Facilidad para los asistentes: organización de las actividades, enchufes suficientes, señal de WiFi, coffe break, señalización e indicadores, horarios y programa, etc.
·         Organización en general: proceso de inscripción, información disponible, incidencias, rigor en los horarios, entrega de documentación y certificados, etc.
Conocer la percepción de los participantes en todos estos aspectos ayudará a mejorar y ofrecer una mejor experiencia en la próxima edición. A partir de aquí podrás empezar a valorar tu evento, analizar qué ha funcionado y que no, y seguir mejorando.

Para conseguir que más asistentes respondan cualquier tipo de encuestas, se puede aprovechar para mandar videos de ponencias, documentos de conclusiones, etc., que den un valor añadido e invitarles a responder la encuesta para seguir mejorando.
Aquí otros indicadores para analizar al terminar el evento:
·         Cantidad de participantes esperados vs. cantidad de participantes inscritos.
·         Participantes reales vs. cantidad de contactos realizados.
·         Presupuesto estimado vs. presupuesto real.
·         Ingresos esperados vs. ingresos reales.
·         Cumplimiento del cronograma establecido.

Otro aspecto a considerar, es el impacto de prensa y redes sociales. Para analizar estos resultados, también hay que preveer objetivos y estrategias, y al final ver en qué medida se han cumplido.
 
Con información de: wonference.com