Para lograr un evento exitoso se requiere esfuerzo, trabajo en equipo, un presupuesto bien planeado y en general una buena organización. Así es que técnicamente, si eres event planner, también eres un project manager.
Si lo pensamos de esta forma, un evento es un gran proyecto; tiene una fecha de inicio y final, requiere organización y división de tareas, así como un cronograma de realización.
Analizando el proceso que siguen los project managers podemos denotar algunos pasos que un event planner puede seguir para realizar un evento cercano a la perfección:
Paso 1: Identificar el proyecto.
Identifica los objetivos del evento, ya sean tangibles o intangibles; determina los límites de presupuesto, espacio y tiempo a los que el equipo debe adaptarse.
Definir a los integrantes del equipo y stakeholders. Pueden coincidir en cierto punto, pero es importante comprender que los miembros del equipo son aquellos que ayudan a la realización del proyecto internamente, mientras que los stakeholders tiene poder externo de decisión, como los patrocinadores, asistentes, clientes, expositores, etc.
Establecer tareas y distribución de las mismas también es un aspecto importante para esta fase del proceso.
Paso 2: Determinar fechas límite y estándares o metas.
Comienza determinando fechas importantes como la fecha del evento, reservaciones y fechas de pago de venue, servicios y personal. Posteriormente fija fechas para contrataciones y campaña publicitaria. Puedes continuar fijando fechas límite para venta de boletos, anuncio de todos los participantes o contenido del evento, y otras tareas que deberán estar terminadas para cierto tiempo antes o durante el evento.
Una vez que se fijaron fechas, pueden establecerse metas a lograr para las mismas, por ejemlo "vender 200 boletos para la segunda semana de lanzamiento".
Paso 3: Comunicación
Una correcta comunicación interna y externa, es la clave para el éxito de un proyecto.
Comunicación inicial: Comparte con los miembros del equipo y stakeholders la división de tareas, de tal forma que los roles se encuentren bien definidos y todos estén enterados del trabajo que les corresponde desarrollar. Informa al personal sobre las fechas límite, provocando que todos trabajen al ritmo necesario para mantenerse dentro del itinerario.
Comunicación en la marcha: organiza juntas informativas, envía correos a todo el pesonal con avances del proyecto, noticias, requerimentos, y demás información. Procura que todos los que forman parte del evento conozcan toda la información necesaria sobre el curso del proyecto.
Paso 4: Involucra a tu equipo
La idea es estructurar al equipo de trabajo de tal forma que en caso de que algún elemento falle o ocurra algún imprevisto, los demás puedan solucionarlo sin que el proyecto entre en crisis. De la misma forma, la delegación de trabajo es fundamental, a manera que toda la responsabilidad y actividades no recaen en una sola persona, sino que se distribuyen entre los miembros del equipo.
Paso 5: Sigue la pista del progreso
Evalúa la división de tareas y lleva el control del progreso de cada área de trabajo. Utiliza herramientas como diagramas de Gantt o Matrices para determinar fechas límite y si el proceso va por buen camino.
Paso 6: Liderazgo
Todo event planner y project manager debe ser un buen líder que no sólo muestre confianza, sino que logre transmitirla a los miembros del equipo y a la forma de trabajo.
Un buen líder debe demostrar confianza, optimismo, capacidad para la toma de decisiones, empoderamiento, agradecimiento, y capacidad de solución de conflictos.
Paso 7: Flexibilidad
Ser flexible es clave en el mundo de los eventos, al ser un ámbito cambiante y en el que surgen problemáticas u oportunidades a último minuto. Es tarea del líder de proyecto adatarse a estos cambios.
Paso 8: Entregar un producto terminado de calidad
Los project managers saben que el proceso es importente, pero lo primordial es el producto terminado, en este caso tu evento. No importan las problemáticas que se desarrollen "tras bambalinas", lo que el público ve, experimenta y recuerda es el producto terminado. Todos los esffuerzos de la planeación deben ir enfocados a este aspecto.
Paso 9: Análisis post-proyecto
Sí, el evento terminó, las fotografías están en la red, la gente comenta sobre su experiencia, pero el aprendizaje aún no termina. Convoca a todos los participantes a una reunión para analizar los resultados, celebrar éxitos, medir áreas de oportunidad y planear nuevas metas.
Como puedes ver, un project manager y un event planner no son muy diferentes. Ahora ponte el traje de project manager en tu próximo evento y aumenta las probabilidades de éxito.
