Es el sueño de todo event planner que todos los invitados y convocados asistan al evento. Lamentablemente sabemos que esta meta es prácticamente imposible de lograr. Lo que sí podemos hacer es realizar una convocatoria y una campaña que incite a la mayor parte de los invitados a asistir y lograr motivarlos lo suficiente durante todo el periodo de promoción como para que el día del evento éste cuente con la mayor cantidad de público posible.
Aquí algunos elementos y acciones a tomar para lograr un evento con gran asistencia:
Lo primero que debes tomar en cuenta es la fecha en la que vas a realizar tu evento. Asegúrate de que en esas fechas no exista ya un evento con temática parecida a la tuya, con un concepto más interesante o que logre atraer al mismo público que buscas.
Otro punto importante es la sede del evento. Busca un venue preferentemente cerca del público que buscas convocar, o lo suficientemente conocido por el mismo. También debes buscar que se ecuentre ubicado en un lugar de fácil acceso al cual el público pueda llegar con pocas o ninguna dificultad y que no implique traslados muy largos.
La forma en que se convoca al público influye de gran manera en la asistencia al evento. Evalúa las características, tendencias, hábitos y preferencias del mercado y evalúa la forma más conveniente de convocarlo. Puedes utilizar invitaciones en físico, mailings vía web, redes sociales, medios impresos, entre muchas opciones.
El momento del aviso es crucial. Planea el lanzamiento de comunicados de tal forma que el público lo tenga presente y a la vez pueda planear su asistencia con tiempo.
Considera la posibilidad de acudir a un influencer para apoyar la promoción de tu evento dentro del círculo en que se desenvuelve el target. Evalúa la cantidad de seguidores con la que cuenta y el nivel de influencia que tiene sobre ellos para decidir si es una opción viable.
¿Has optado por fomentar el marketing boca a boca? Es una buena idea generar tema de conversación de forma que los interesados en tu evento compartan su interés con otros posibles asistentes. De esta manera lograrás que el alcance del evento sea mayor y posiblemente se logre una mayor cantidad de asistentes.
