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Attendee Safety, la seguridad de los asistentes es la máxima prioridad para eventos

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Con información de MPI

La seguridad de los asistentes es la máxima prioridad para eventos, es por ello que los organizadores de eventos deben tener planes para algún riesgo que pueda pueda poner en peligro a los asistentes y al mismo staff.

En esta ocasión te mostramos las preguntas más frecuentes en la gestión de riesgos para eventos, respondidas por el experto en seguros de entretenimiento Scott T.Carroll de Take1 Insurance.

  • ¿Qué suelen pasar por alto los planificadores de reuniones al evaluar la gestión de riesgos?

La gestión de riesgos debe incluir la mitigación de riesgos. Por lo tanto, un planificador de eventos no solo debe pensar en las posibles exposiciones (gestión de riesgos) en su evento, sino que también debe pensar en formas de mitigar esos riesgos identificados. Por ejemplo, si existe la preocupación de que el clima severo pueda afectar el sitio del espectáculo, ¿dónde hay refugio seguro para los clientes y/o espectadores si el clima golpea en el momento más inoportuno? Tener un lugar elegido para que los espectadores vayan y rutas marcadas con señalización clara que indique dónde está el refugio seguro; son tácticas de mitigación de riesgos. Para llevar este proceso de control de multitudes y reconocer cuánto tiempo puede tomar evacuar completamente el lugar, le da al planificador de la reunión un conocimiento avanzado de la rapidez con que se debe hacer un anuncio para buscar refugio antes de que las inclemencias del tiempo afecten el lugar del espectáculo.

Para que el organizador de eventos no es válido decir: "Si llega el mal tiempo, detendré el espectáculo y haré que todos se valgan por sí mismos", puede que no sea la mejor estrategia, especialmente cuando se considera el "deber de cuidar". De acuerdo con el Diccionario del Derecho del Pueblo por Gerald y Kathleen Hill, un requisito para que una persona actúe hacia los demás, debe ser con la vigilancia, atención, precaución y prudencia que una persona razonable en las circunstancias usaría. Si las acciones de una persona no cumplen con esto estándar de atención, entonces los actos se consideran negligentes y cualquier daño resultante puede ser reclamado en una demanda por negligencia.

  • ¿Cómo ha evolucionado el proceso de gestión de riesgos de eventos en los últimos 10 años?

A los proveedores que se contratan para eventos, en la mayoría de los casos, ahora se les exige que mantengan su propio seguro en lugar de "estar cubiertos" por la póliza de otro. Las compañías de seguros desempeñan un papel más activo en la comprensión de la contratación de sus asegurados al insistir en que los proveedores nombren al organizador de la reunión como Asegurado Adicional en la política del vendedor, de la misma manera que el proveedor requiere que el planificador de la reunión los nombre en la política del organizador de la reunión.  Si encuentran que este procedimiento no se sigue, hemos visto que el operador no renueva a esos asegurados.

Los eventos al aire libre tienen más herramientas disponibles para ellos, como los servicios de monitoreo del clima que señalan los pronósticos en el sitio del espectáculo para permitir que los planificadores y vendedores de la reunión administren el sitio de manera segura cuando se acerca un mal tiempo conocido.

 

Las compañías de seguros están buscando aportes de los planificadores de eventos, productores, promotores y empresas de servicios de eventos en cuanto a sus "planes de acción contra vientos fuertes", "planes de acción para condiciones climáticas severas" y otras cosas como tratar de saber quién tiene "autoridad para detener el espectáculo" en caso de que se debe tomar una decisión a favor de la seguridad de los asistentes. Preguntas como estas no se habían hecho con tanta frecuencia en el pasado como hoy.

  • ¿Cómo manejan las personas de distintas generaciones la gestión de riesgos de manera diferente?

 Las generaciones mayores contratan experiencia. Las generaciones más jóvenes contratan más barato y, sin darse cuenta, aceptan más riesgos. Por ejemplo, las generaciones más jóvenes podrían aceptar la falta de seguro de un proveedor como aceptable porque entienden la difícil situación de alguien "que acaba de comenzar". Las generaciones más viejas reconocen que una catástrofe en su evento podría significar el final de su empresa. Sin embargo, las generaciones mayores pueden definir tangiblemente su tolerancia al riesgo.

  • Con los cambios climáticos en la actualidad ¿cómo se puede mantener la coherencia en la planificación anticipada para un clima severo potencial?

La mejor manera de mantener la coherencia en la planificación anticipada es contratar un servicio de monitoreo del clima que sea específico para usted y su evento. Estos servicios de monitoreo del clima proporcionan meteorólogos capacitados para rastrear el clima severo que puede afectar el sitio del espectáculo durante la instalación, el espectáculo en sí y el desmontaje. Estos servicios son económicos en una escala relativa y pueden proporcionar servicios de advertencia anticipada que su teléfono celular nunca podría proporcionar.

  • ¿Cómo debe prepararse uno para un escenario de tirador activo en un evento?

La gente está pensando en la posibilidad de un tirador en un evento con más frecuencia que en el pasado. La mejor manera de prepararse es redactar un protocolo de tirador activo. Para redactar un protocolo más efectivo, podría ser mejor buscar el asesoramiento de las autoridades locales. Luego, practique su protocolo con su personal. Si trabaja en un lugar, también es mejor conocer el protocolo Active Shooter del lugar, y es probable que combine su protocolo con el de ellos.

  • ¿Cómo se inicia el proceso del seguro de responsabilidad civil por eventos y cuáles son algunas variables importantes sobre un evento a tener en cuenta?

Lo primero y lo mejor es familiarizarse con un agente de seguros comercial que comprenda los eventos especiales y cómo obtener un seguro para ellos. En realidad, la mayoría de los agentes de seguros comerciales sabrán cómo manejar esta tarea. Puede evaluar su conocimiento en este espacio a través de las preguntas que le hacen sobre su evento. También puede preguntarles cuántas compañías de seguros representan que ofrecerán cobertura para eventos especiales. Sabrá que ha encontrado a alguien bien informado cuando hace las preguntas correctas y mantiene las aplicaciones complementarias correctas que lo guían a través de las preguntas críticas que una compañía de seguros necesita saber para citar dicha póliza.

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