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El lado menos glamouroso de los eventos. ¿Cómo sobrepasarlo?

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Por Alejandra Sánchez. Con información de eventindustrynews.com

Tomar en cuenta la seguridad y bienestar de los asistentes es de los aspectos principales a considerar cuando se planea un evento. Siempre existe el mínimo riesgo de perder el control en alguna situación como accidentes, manejo de multitudes, accesos y demás. Aquí algunos tips para reducir el riesgo:

 

  • Organigrama o cuadro de puestos

Conocer la responsabilidad que corresponde a cada miembro del comité organizador y del staff te permitirá saber qué elemento debe realizar cada una de las tareas, así como quién tiene el máximo conocimiento de cad área y a quién recurrir en caso de cualquier inconveniente.

 

  • Perfil y características del visitante

Conocer al visitante te permite definir medidas de seguridad. De esta forma sabás si habrá niños o adultos mayores presentes, la cantidad de visitantes que esperas, las medidas que requiere cada público en caso de emergencia y demás.

 

  • Plan de control de multitudes

Te permitirá establecer y trabajar con la información del público para establecer el control del mismo, medidas de seguridad, procedimientos y demás procesos que se requieren para mantener la seguridad y el bienestar de los asistentes.

Incluye:

- Número y ubicación de entradas y salidas de emergencia.

- Número, posiciones y nombres del personal de logística, seguridad y control de accesos.

- Plan de evacuación.

- Protocolo de emergencias.

 

  • Personal

El personal de seguridad y staff debe encontrarse muy bien identificado de manera que la gente sepa a quién acudir en caso de emergencias.

Legalmente, existen actividades de segurodad que sólo pueden llevarse a cabo por elementos profesionales de seguridad y personal autorizado. Resuelve estos detalles con anticipación.

Aproximadamente, por cada 50 personas en el público, debe existir un elemento de seguridad. Haz cálculos dependiendo de tu convocatoria y preocúpate por cumplir con ese requisito de seguridad.

 

  • Comunicación

Todo el personal debe estar perfectamente bien comunicado. Procura que todos cuenten con un radio para dar aviso al resto del personal en caso de alguna emergencia o percance. Cra un código de comunicación exclusivo del personal, para evitar el mánico entre los asistentes que logren escuchar la señal del radio.

 

  • Información que todos deben conocer

Todo el personal, compañías involucradas y participantes en el vento deben concoer a la perfección la información básica de logística del evento.

- Listado de todos los bienes y servicios que se proporcionan

- Información de contacto

- Horario de recepción de materiales y equipo, inicio y finalización del evento

 

  • Aspecto legal

Corrobora con Protección Civil o la instancia correspondiente en tu territorio los requerimientos del espacio e infraestructura para tener el permiso y capacidad de realización del evento. Toma todas las medidas posibles indicadas por la misma entidad. 

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