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Trucos para realizar con éxito montajes de eventos

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Con información de topglobalsl.es

El montaje de eventos no es algo fácil y sin embargo es de vital importancia. Son muchas las cosas que debe tener en cuenta por lo que es de vital importancia contar con un gran equipo que tenga una amplia experiencia montando eventos. Hoy compartimos algunos trucos y consideraciones que debes tener en mente para asegurarte que el montaje de tu evento es todo un éxito.

¿Qué quiero conseguir con mi evento?

Puede parecer una tontería, pero el primer paso es preguntarse cuál es el objetivo que quiero conseguir con ese evento. Esta primera reflexión va a condicionar todas las elecciones posteriores y la primera de todas ellas será qué tipo de evento voy a organizar. Si se trata de un evento de fidelización de mis cuentas más importantes posiblemente sea un evento de pequeñas dimensiones, pero con un público muy relevante. Si por el contrario queremos darnos a conocer o lanzar un nuevo producto las dimensiones en este caso serán mayores y, por lo tanto, habrá que coordinar más elementos. Cada tipo de evento tiene sus ventajas y sus retos por eso es importante tener las ideas claras desde un principio.

Planifica hoy, corre mañana

Cuando se produce el montaje de eventos son muchos los equipos que trabajan al mismo tiempo cada uno siguiendo objetivos diferentes. Por lo tanto, una buena planificación es clave para poder llevar el montaje a buen puerto. Lo primero que debes tener en cuenta es el presupuesto, cuánto dinero se tiene para gastar. Es importante ser conscientes que siempre hay imprevistos que van a suponer un sobre-coste de algún tipo o mejoras que no habíamos pensado en un primer momento. Así que no quemes todas tus naves y guarda siempre un colchón para hacer frente a estas situaciones que no se habían contemplado previamente. Lógicamente cuanto más profesional sea el equipo con el que realizas el montaje del evento menor será esa desviación del presupuesto inicial.

Otro aspecto importante a la hora de planificar el evento es el espacio en el cual se va a presentar y sopesar, cuáles son las posibilidades y limitaciones que nos ofrece. Hay espacios alejados de los centros urbanos que pueden contribuir, gracias a su encanto, a incrementar el impacto en los asistentes a su evento. Pero esa situación menos céntrica nos ofrece dos retos: ¿Cómo puedo simplificar la logística para llevar los materiales que necesito? ¿Cómo facilito la asistencia de mis invitados a ese lugar? Pero no te confíes si decides realizar tu evento en el centro de tu ciudad. Asegúrate que hay una zona de estacionamiento cercana y que los camiones que vayan a traer tu material pueden acceder sin ningún tipo de problemas o restricciones.

La recepción de invitados es algo también importante que hay que tener en cuenta, sobre todo si se trata de un evento cerrado que precisa de invitación para poder acceder. Debes contar con una infraestructura y un equipo lo suficientemente amplio para evitar que se produzcan colas y en la medida de lo posible el espacio que se habilite para entrar debe estar cubierto, por si acaso ese día lloviera y evitar así que se mojen los asistentes mientras esperan a tener su identificación. Muchos eventos se organizan en espacios u organismos oficiales por lo que los controles de seguridad es otro factor que debes tener en cuenta. Cuanto más puedas anticipar la identificación y registro de tus asistentes más fácil será su registro y acceso el día del evento.

Por último, es importante anticipar cuáles son las infraestructuras que tiene a su disposición y que van a condicionar el montaje. Uno de los factores claves es la instalación eléctrica con la que cuenta el espacio. La va a necesitar para la iluminación, el sonido de los micrófonos, las pantallas en las que se quiera proyectar información… Contar con una buena instalación eléctrica es una de las claves que debes anticipar para el día del montaje del evento.

Un aspecto que ha ido cobrando cada vez más importancia en el montaje de los eventos es asegurar una buena conectividad. Antes a la audiencia que asistía a un evento se le pedía que por favor apagase sus teléfonos móviles durante el evento. Ahora es, al contrario, se les incentiva a que lo usen, que interactúen unos con otros y que vayan compartiendo en sus redes sociales el contenido y las ideas que se están comentando. Por eso es fundamental que en aquellos espacios que por su localización no dispongan de una buena conexión aportemos una buena conexión wifi a la que todo el mundo se pueda conectar.

Montaje del evento

Tras los días de duro trabajo de planificación y anticipación llega el día del montaje del evento en sí. Lo más importante en este caso es saber cuánto tiempo vamos a tener para realizar el montaje. Si el evento tiene lugar en las oficinas o en un centro de tu propiedad normalmente dispondremos de un mayor espacio de tiempo para realizar el montaje. Si por el contrario es un espacio que hemos alquilado es posible que, para ahorrar costes, se haya alquilado por el mínimo tiempo posible lo cual implicará una mayor carga de estrés para poder completar el montaje en ese marco temporal reducido.

Como decíamos antes son muchos los equipos que están involucrados en el montaje del evento por eso es crucial contar con una persona o equipo que centralice todo y que sirva de coordinador de las diferentes tareas que se tienen que realizar. Esta persona será la encargada de supervisar las diferentes labores, ir priorizando los temas más urgentes e importantes y servir de nexo entre los diferentes equipos para evitar conflictos y asegurarse que todo está listo para el comienzo del evento. Esta persona debe ser capaz de gestionar el estrés, que irá en aumento a medida que se acerca la hora de empezar, y ser altamente resolutiva para poder solucionar las incidencias que se puedan producir.

Esta persona (o equipo) debe estar también muy activa durante la realización del evento asegurándose que todo lo planificado va acorde con el plan. Pero siempre suceden cosas que no estaban previstas en el guion (invitados que llegan tarde, ponentes que quieren cambiar su presentación en el último minuto, confirmaciones de última hora que afectan al protocolo, etc.) por lo que hay que contar siempre con un margen que nos permita una cierta flexibilidad y posibilidad de respuesta. Además, hay muchas cosas que nosotros, como organizadores del evento, sabemos si se han hecho o no como teníamos preparado en nuestro guion. Pero nuestra audiencia no. Es decir que si algo no sale al 100% de cómo estaba planificado no pasa nada porque posiblemente ninguno de los invitados se va a dar cuenta si sabemos responder de forma rápida y eficaz al nuevo escenario.

Lástima que terminó

Montar un evento requiere un gran trabajo por eso siempre tenemos un cierto sabor agridulce cuanto el evento se acaba. Sin embargo todavía queda una etapa muy importante: el desmontaje. Puede que no sea tan glamurosa como poner todas las piezas del puzle juntas pero es muy importante dejar una buena imagen y mantener la concentración para asegurarnos que dejamos el espacio tal y como estaba. La seguridad es siempre muy importante y en especial en esta etapa en el cual ha pasado el subidón de adrenalina que supone un evento y nos toca “recoger el cuarto”.  Por eso en la medida de los posible, si el evento ha terminado tarde, lo mejor es posponer al día siguiente el desmontaje para evitar que el cansancio del equipo pueda comprometer su seguridad y evitar accidentes que puedan dañar nuestra imagen.

Esto no implica que no debamos respetar los tiempos a los cuales nos habíamos comprometido. Debemos asegurarnos que mantenemos una imagen profesional siempre hasta el final, sobre todo cuando hemos alquilado un espacio para montar nuestro evento. Sobre t006Fdo cuando hemos trabajado tanto para asegurarnos una buena visibilidad en el mercado.